Was kostet ein Büro?

Eine der vordergründig wichtigsten Fragen vor der Anmietung eines Büros ist immer: Was kostet das Büro? Und so einfach wie die Frage scheint, so schwierig ist es, sie zu beantworten. Denn wer sich nur auf die Kaltmiete fokussiert, wird später ziemlich unangenehm überrascht sein. Zu den einzelnen Aspekten finden Sie auf dieser Seite einige Hinweise. Was also relevant ist:

Kaltmiete pro Quadratmeter
Energiekosten
Nebenkosten pro Quadratmeter
Produktivität oder auch Nichtproduktivität
Flächeneffizienz und Organisation
Imagewirkung und Zufriedenheit

Kaltmiete für Büros

Mit der Kaltmiete bezahlen Sie den Vermieter dafür, dass er Ihnen seine Investion zur Verfügung stellt. Bei der Kalkulation dieser Miete kann der Vermieter anders als bei Wohnraummieten frei kalkulieren und seine Forderung mit den ortsüblichen Marktpreisen vergleichen. Auf die Kalkulation von Kaltmieten haben folgende Aspekte Auswirkungen:

Anschaffungskosten für das Bürogebäude
Kapitalaufwendung für das Bürogebäude
ggf. zusätzliche Ausbauwünsche des Mieters
geplante Kosten für Instandhaltung
Lage des Gebäudes
Nachfragesituation auf dem jeweiligen Vermietungsmarkt
Gewinnziele des Vermieters

Die Kaltmieten stehen in unmittelbarer Abhängigkeit zu der Ausstattung von Bürogebäuden. Typische Kostentreiber sind z.B.

Klimaanlagen
"Großzügigkeit" der Flächenorganisation
hochwertige Bodenbeläge wie Parkett, Naturstein etc.
Aufzüge

Energiekosten

Energiekosten sind im Paket der Nebenkosten bei der Anmietung von Büros eine der wichtigsten Größen. Daher wollen wir sie hier als erste behandeln. Folgende Energiearten werden Ihnen bei der Anmietung von Büroflächen begegnen:

Heizkosten (Öl, Gas, Strom, Fernwärme, regenerative Energien)
Kühlkosten (Strom, Fernwärme, regenerative Energien)
Belüftung (Strom)
Beleuchtung (Strom)
Warmwasser (Öl, Gas, Strom, Fernwärme, regenerative Energien)

Je komplizierter die technischen Systeme in einem Gebäude sind, mit desto höheren Energiekosten müssen Sie rechnen. In modernen Gebäuden sind oftmals mehrere redundante Systeme für Heizung/Kühlung eingebaut. Die verschlingen nicht nur viel Energie, sondern rufen auch erhebliche Wartungs- und Instandhaltungskosten auf.

Achten Sie gerade bei Neubauten auf einfache technische Systeme.

Nebenkosten

Die Energiekosten haben wir ja bereits schon kennengelernt. Weitere typische Nebenkosten in Büros, die Sie an den Vermieter zahlen, sind:

Hausmeister
Verwaltung
Gemeinstrom wie z.B Treppenhausbeleuchtung
Reinigung von Gemeinflächen
Müllentsorgung
Wasser und Abwasser
Wartungskosten für Anlagen
Fensterputzer
Heizung
Kühlung
automatische Belüftung
Klimatisierung
Aufzug
Gebäudeversicherung
Gebäudesicherung/Überwachung
Schneeberäumung
Außenanlagenpflege
Grundsteuer

Der Vermieter kann Kosten für Betrieb und Wartung als Nebenkosten auf den Mieter abwälzen.

Die Nebenkosten machen im Durchschnitt 17-20 % der Gesamtmietkosten aus. Der Immobiliendienstleister Jones Lang LaSalle ermittelt jährlich auf Grundlage von rund 500 Vergleichsbüros die durchschnittlichen Nebenkosten von Büros. Danach fallen im Mittel für klimatisierte und nichtklimatisierte Gebäude zwischen etwa 3,50 € und 3,90 € Nebenkosten pro Quadratmeter an. Besonderer Kostentreiber sind derzeit die Stromkosten, die im untersuchten Jahr (2016) um rund 10 Prozent zulegten. Bei Gebäuden mit hohem Strombedarf wie z.B. Klimanlagen, schlägt dies sehr stark zu Buche.

Praxistipp: Lassen Sie sich die Nebenkostenabrechnung für den Vormieter zeigen. Denn Vermieter gerade älterer Immobilien neigen dazu, bei Vertragsabschluss eher geringere Nebenkosten darzustellen. Der Ärger kommt dann mit der ersten Nebenkostenabrechnung.

Warmmiete

Wie Sie schon erkennen konnten, ist es mitunter gar nicht so leicht zu erkennen, welche Kosten Sie nun für einen Quadratmeter Bürofläche zu zahlen haben. Wir empfehlen Ihnen daher, Kaltmieten und Nebenkosten einschließlich Energiekosten immer zusammenzuzählen (Achtung: Mehrwertsteuer nicht vergessen). Mit der Warmmiete bekommen Sie ein Gefühl für die Gesamtkosten.

Schlaue Vermieter, die mehr Geld in nachhaltige und sparsame Haustechnik und Gebäudekonzepte investieren, gehen mehr und mehr dazu über, Warmmieten anzubieten. Damit überdecken sie geschickt die höheren Kaltmieten, um Kunden nicht abzuschrecken. Der Mieter profitiert trotz höherer Kaltmiete durch deutlich niederigere Nebenkosten. Das Bürogebäude BOB.Aachen hat beispielsweise gerademal 1,60 €/m² monatliche Nebenkosten. Da spart der Mieter selbst bei einer höheren Kaltmiete noch deutlich.

Büro bezogene Betriebskosten

Wenn Sie denken, dass das schon alles war: leider nicht. Denn natürlich kommen noch die Kosten hinzu, die Ihr Betrieb erzeugt.

ggf. Beleuchtungstrom, auch Tischbeleuchtung oder Fluter
Strom für Rechner, Drucker, Kopierer
Strom für Kaffeemaschinen und Teeküchen
Strom für Zusatzheizung oder Ventilatoren
Büroreinigungskosten
Kosten für regelmäßge Schönheitreparaturen
Abnutzungskosten für Möbel, Bilder, weitere Ausstattungsgegenstände

Gerade bei Altbauten ist man wegen schlechter raumklimatischer Bedingungen oft gezwungen, stromintensive Geräte wie Ventilatoren oder Zusatzheizungen zu nutzen. Deren Verbrauch müssen Sie in die wirtschaftliche Gesamtbetrachtung mit einbeziehen.

Produktivität

Nun haben Sie schon viel über Kosten erfahren, der wichtigste Aspekt fehlt aber noch: die Personalkosten. Denn diese stehen mit der Qualität des Büros, das Sie anmieten, in unmittelbaren Zusammenhang. Unproduktivität als gestörtes Arbeiten durch falsches Raumklima ist eine ernstzunehmende Größe. Diese Eigenschaften schränken die Leistungsfähigkeit denkender Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein:

zu hohe Temperaturen (z.B. im Hochsommer)
zu geringe Sauerstoffversorgung (mangelnde Lüftung)
zu wenig natürliches Tageslicht
schlechte künstliche Beleuchtung
Zugluft und Kälte durch Klimanalagen (erhöhter Krankheitsstand)
zu geringe Luftfeuchte
Belastung durch Lärm von außen (Straßenverkehr etc.)
unzureichender Schallschutz innen (störende Geräuschkulisse)

Dazu kommen Einschränkungen durch schlechte Gerüche, uninspirierendes Ambiente, lange Wege und schlechte Organisation der Einheiten, fehlende Orte zum kommunikativen Austausch etc.

Nimmt man an, dass nur einige dieser Punkte in einem Bürogebäude eine Unproduktivität von 10 % erzeugen, dann würde das bei einem Mitarbeiter, der 4.000 € brutto verdient, satte 400 € pro Monat ausmachen. Umgerechnet auf 20 m² Bürofläche, die er inkl. Nebenfläche beansprucht, wären das 20 €/m² Ineffizienz durch Unproduktivität. Dies ist mehr als die Warmmietkosten, die Sie für seinen Arbeitsplatz pro Monat zahlen. Hier lohnt es sich also genau hinzuschauen. Was soll eine sehr geringe Kaltmiete, wenn die Unproduktivität und das Nichtwohlfühlen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter diesen scheinbaren "Gewinn" sofort wieder auffrist?

Kostenposition	Kosten bei 400 m²Bürofläche
Kaltmiete einfaches Büro (8 €/m²/Monat)	38.400 €/a
Energiekosten (Heizung, Kühlung, Lüftung, Beleuchtung)	4.800 €/a
Nebenkosten (Wartung, Verwaltung, Steuern, Reinigung...)	9.600 €/a
Personalkosten brutto (20 MItarbeiter)	960.000 €/a

Der Kostenvergleich zeigt, dass die Personalkosten mit Abstand die höchsten Kosten sind und ein gutes Bürogebäude trägt zur Inspiration und Produktivität maßgeblich bei.

Flächeneffizienz und Organisation

Ein weiterer großer Einflussfaktor ist die Flächeneffizienz, die Auskunft darüber gibt, wie die notwendige Fläche für einen Mitarbeiter im Büro verteilt ist. Intelligente Flächenkonzepte moderner Büros sparen locker 10 % Fläche ein, ohne den Komfort in irgendeiner Weise zu beeinträchtigen: Dazu eine Beispielrechnung:

Kostenposition	Bestandsobjekt	Neubau z.B. BOB
notwendige Fläche	400 m²	360 m²
Kaltmiete	10 €/m² Monat	13 €/m² Monat
Energie- und Nebenkosten	3,5 €/m² Monat	1,8 €/m² Monat
Kaltmiete absolut	48.000 €/a	56.160 €/a
Energie- und Nebenkosten absolut	16.800 €/a	7.776 €/a
Summe	64.800 €/a	63.936 €/a

Obwohl die Kaltmiete in dem Beispiel um 30 % höher ist, sind die Kosten des neuen und modernen Bürogebäudes sogar noch etwas geringer. Mehr erfahren Sie über das Thema hier: Flächeneffizienz und moderne Arbeitswelten.

BOB.Info Service