Kosten eines Büros

Eine der vordergründig wichtigsten Fragen vor der Anmietung eines Büros ist immer: Was kostet das Büro? Und so einfach wie die Frage scheint, so schwierig ist es, sie zu beantworten. Denn wer sich nur auf die Kaltmiete fokussiert, wird später ziemlich unangenehm überrascht sein. Zu den einzelnen Aspekten finden Sie auf dieser Seite einige Hinweise. Was also relevant ist:

  • Kaltmiete pro Quadratmeter
  • Energiekosten
  • Nebenkosten pro Quadratmeter
  • Produktivität oder auch Nichtproduktivität
  • Flächeneffizienz und Organisation
  • Imagewirkung und Zufriedenheit

Kaltmiete für Büros

Mit der Kaltmiete bezahlen Sie den Vermieter dafür, dass er Ihnen seine Investion zur Verfügung stellt. Bei der Kalkulation dieser Miete kann der Vermieter anders als bei Wohnraummieten frei kalkulieren und seine Forderung mit den ortsüblichen Marktpreisen vergleichen. Auf die Kalkulation von Kaltmieten haben folgende Aspekte Auswirkungen:

  • Anschaffungskosten für das Bürogebäude
  • Kapitalaufwendung für das Bürogebäude
  • ggf. zusätzliche Ausbauwünsche des Mieters
  • geplante Kosten für Instandhaltung
  • Lage des Gebäudes
  • Nachfragesituation auf dem jeweiligen Vermietungsmarkt
  • Gewinnziele des Vermieters

Die Kaltmieten stehen in unmittelbarer Abhängigkeit zu der Ausstattung von Bürogebäuden. Typische Kostentreiber sind z.B.

  • Klimaanlagen
  • "Großzügigkeit" der Flächenorganisation
  • hochwertige Bodenbeläge wie Parkett, Naturstein etc.
  • Aufzüge

Energiekosten

Energiekosten sind im Paket der Nebenkosten bei der Anmietung von Büros eine der wichtigsten Größen. Daher wollen wir sie hier als erste behandeln. Allerdings betrachten wir hier nur die Kosten, die an den Vermieter bezahlt werden müssen. Folgende Energiearten führt der Vermieter in den Nebenkosten auf:

  • Heizkosten (Öl, Gas, Strom, Fernwärme, regenerative Energien)
  • Kühlkosten (Strom, Fernwärme, regenerative Energien)
  • Klimatisierung (Strom)
  • Belüftung (Strom)
  • Beleuchtung (Strom)
  • Warmwasser (Öl, Gas, Strom, Fernwärme, regenerative Energien)

Je komplizierter die technischen Systeme in einem Gebäude sind, mit desto höheren Energiekosten müssen Sie rechnen. In modernen Gebäuden sind oftmals mehrere redundante Systeme für Heizung/Kühlung eingebaut. Die verschlingen nicht nur viel Energie, sondern rufen auch erhebliche Wartungs- und Instandhaltungskosten auf.

Achten Sie gerade bei Neubauten auf einfache technische Systeme.

Nebenkosten

Die Energiekosten haben wir ja bereits schon kennengelernt. Weitere typische Nebenkosten in Büros, die Sie an den Vermieter zahlen, sind:

  • Hausmeister
  • Verwaltung
  • Gemeinstrom wie z.B Treppenhausbeleuchtung
  • Reinigung von Gemeinflächen
  • Müllentsorgung
  • Wasser und Abwasser
  • Wartungskosten für Anlagen
  • Fensterputzer
  • Heizung
  • Kühlung
  • automatische Belüftung
  • Klimatisierung
  • Aufzug
  • Gebäudeversicherung
  • Gebäudesicherung/Überwachung
  • Schneeberäumung
  • Außenanlagenpflege
  • Grundsteuer

Der Vermieter kann Kosten für Betrieb und Wartung als Nebenkosten auf den Mieter abwälzen.

Die Nebenkosten machen im Durchschnitt 17-20 % der Gesamtmietkosten aus. Der Immobiliendienstleister Jones Lang LaSalle ermittelt jährlich auf Grundlage von rund 500 Vergleichsbüros die durchschnittlichen Nebenkosten von Büros. Danach fallen im Mittel für klimatisierte und nichtklimatisierte Gebäude zwischen etwa 3,50 € und 3,90 € Nebenkosten pro Quadratmeter an. Besonderer Kostentreiber sind derzeit die Stromkosten, die im untersuchten Jahr (2016) um rund 10 Prozent zulegten. Bei Gebäuden mit hohem Strombedarf wie z.B. Klimanlagen, schlägt dies sehr stark zu Buche.

Praxistipp: Lassen Sie sich die Nebenkostenabrechnung für den Vormieter zeigen. Denn Vermieter gerade älterer Immobilien neigen dazu, bei Vertragsabschluss eher geringere Nebenkosten darzustellen. Der Ärger kommt dann mit der ersten Nebenkostenabrechnung.

Warmmiete

Wie Sie schon erkennen konnten, ist es mitunter gar nicht so leicht zu erkennen, welche Kosten Sie nun für einen Quadratmeter Bürofläche zu zahlen haben. Wir empfehlen Ihnen daher, Kaltmieten und Nebenkosten einschließlich Energiekosten immer zusammenzuzählen (Achtung: Mehrwertsteuer nicht vergessen). Mit der Warmmiete bekommen Sie ein Gefühl für die Gesamtkosten.

Schlaue Vermieter, die mehr Geld in nachhaltige und sparsame Haustechnik und Gebäudekonzepte investieren, gehen mehr und mehr dazu über, Warmmieten anzubieten. Damit überdecken sie geschickt die höheren Kaltmieten, um Kunden nicht abzuschrecken. Der Mieter profitiert trotz höherer Kaltmiete durch deutlich niederigere Nebenkosten. Das Bürogebäude BOB.Aachen hat beispielsweise gerademal 1,60 €/m2 monatliche Nebenkosten. Da spart der Mieter selbst bei einer höheren Kaltmiete noch deutlich.

Büro bezogene Betriebskosten

Wenn Sie denken, dass das schon alles war: leider nicht. Denn natürlich kommen noch die Kosten hinzu, die Ihr Betrieb erzeugt.

  • ggf. Beleuchtungstrom, auch Tischbeleuchtung oder Fluter
  • Strom für Rechner, Drucker, Kopierer
  • Strom für Kaffeemaschinen und Teeküchen
  • Strom für Zusatzheizung oder Ventilatoren
  • Büroreinigungskosten
  • Kosten für regelmäßge Schönheitreparaturen
  • Abnutzungskosten für Möbel, Bilder, weitere Ausstattungsgegenstände

Gerade bei Altbauten ist man wegen schlechter raumklimatischer Bedingungen oft gezwungen, stromintensive Geräte wie Ventilatoren oder Zusatzheizungen zu nutzen. Deren Verbrauch müssen Sie in die wirtschaftliche Gesamtbetrachtung mit einbeziehen.

Produktivität

Nun haben Sie schon viel über Kosten erfahren, der wichtigste Aspekt fehlt aber noch: die Personalkosten. Denn diese stehen mit der Qualität des Büros, das Sie anmieten, in unmittelbaren Zusammenhang. Unproduktivität als gestörtes Arbeiten durch falsches Raumklima ist eine ernstzunehmende Größe. Diese Eigenschaften schränken die Leistungsfähigkeit denkender Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein:

  • zu hohe Temperaturen (z.B. im Hochsommer)
  • zu geringe Sauerstoffversorgung (mangelnde Lüftung)
  • zu wenig natürliches Tageslicht
  • schlechte künstliche Beleuchtung
  • Zugluft und Kälte durch Klimanalagen (erhöhter Krankheitsstand)
  • zu geringe Luftfeuchte
  • Belastung durch Lärm von außen (Straßenverkehr etc.)
  • unzureichender Schallschutz innen (störende Geräuschkulisse)

Dazu kommen Einschränkungen durch schlechte Gerüche, uninspirierendes Ambiente, lange Wege und schlechte Organisation der Einheiten, fehlende Orte zum kommunikativen Austausch etc.

Nimmt man an, dass nur einige dieser Punkte in einem Bürogebäude eine Unproduktivität von 10 % erzeugen, dann würde das bei einem Mitarbeiter, der 4.000 € brutto verdient, satte 400 € pro Monat ausmachen. Umgerechnet auf 20 m² Bürofläche, die er inkl. Nebenfläche beansprucht, wären das 20 €/m² Ineffizienz durch Unproduktivität. Dies ist mehr als die Warmmietkosten, die Sie für seinen Arbeitsplatz pro Monat zahlen. Hier lohnt es sich also genau hinzuschauen. Was soll eine sehr geringe Kaltmiete, wenn die Unproduktivität und das Nichtwohlfühlen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter diesen scheinbaren "Gewinn" sofort wieder auffrist?

KostenpositionKosten bei 400 mBürofläche
Kaltmiete einfaches Büro (8 €/m²/Monat)38.400 €/a
Energiekosten (Heizung, Kühlung, Lüftung, Beleuchtung)4.800 €/a
Nebenkosten (Wartung, Verwaltung, Steuern, Reinigung...)9.600 €/a
Personalkosten brutto (20 MItarbeiter)960.000 €/a

Der Kostenvergleich zeigt, dass die Personalkosten mit Abstand die höchsten Kosten sind und ein gutes Bürogebäude trägt zur Inspiration und Produktivität maßgeblich bei.

Flächeneffizienz und Organisation

Ein weiterer großer Einflussfaktor ist die Flächeneffizienz, die Auskunft darüber gibt, wie die notwendige Fläche für einen Mitarbeiter im Büro verteilt ist. Intelligente Flächenkonzepte moderner Büros sparen locker 10 % Fläche ein, ohne den Komfort in irgendeiner Weise zu beeinträchtigen: Dazu eine Beispielrechnung:

KostenpositionBestandsobjektNeubau z.B. BOB
notwendige Fläche400 m²360 m²
Kaltmiete10 €/m² Monat13 €/m² Monat
Energie- und Nebenkosten3,5 €/m² Monat1,8 €/m² Monat
Kaltmiete absolut48.000 €/a56.160 €/a
Energie- und Nebenkosten absolut16.800 €/a7.776 €/a
Summe64.800 €/a63.936 €/a

Obwohl die Kaltmiete in dem Beispiel um 30 % höher ist, sind die Kosten des neuen und modernen Bürogebäudes sogar noch etwas geringer. Mehr erfahren Sie über das Thema hier: Flächeneffizienz und moderne Arbeitswelten.

Büro Mieten oder Kaufen?

Eine schlaue Möglichkeit, in das eigene Unternehmen zu investieren, ist, Teilflächen, die man selbst beziehen möchte, zu erwerben. Hierzu kauft das Unternehmen oder der Unternehmer Teileigentum. Die Flächen werden an das Unternehmen vermietet. Ein solcher Kauf kommt sicherlich für etablierte Firmen in Frage, deren Geschäftsentwicklung wachstumsorientiert und für die nächsten Jahre gut kalkulierbar ist.

Insbesondere ergeben sich durch solche Modelle auch interessante steuerliche Abschreibungen, über die ein Steuerberater informieren kann. Allerdings sollte wie bei jeder Geldanlage genau geprüft werden, ob das Invest dauerhaft lohnend ist. Einige Aspekte, die Sie beim Kauf von Büroimmobilien beachten sollten:

  • Flexibiltät und leichte Umnutzbarkeit bzw. Umbaubarkeit
  • geringer Energieverbrauch, möglichst ohne Verbrennung fossiler Energien
  • Nachhaltigkeit des Gebäudes im Lebenszyklus
  • geringe Schadstoffe in Bauteilen und Materialien
  • hohe langfristige Werthaltigkeit
  • geringe Instandhaltungs- und Wartungskosten
  • hoher Raumklimakomfort für die Menschen
  • gute Lage und umweltgerechte Erreichbarkeit (ÖPNV, Fahrrad)